A virtuális alközpont az egyik olyan technológia, amely forradalmasította a telefonrendszerek kezelését. Ez egy felhő alapú megoldás, amely számos olyan funkciót és előnyt kínál, amelyek jelentősen javíthatják az üzleti működést. Lényegében egy felhőben tárolt telefonrendszerről van szó, így nincs szükség fizikai berendezésekre egy irodahelyiségben. A hagyományos helyi megoldásokkal ellentétben, ahol minden hívást fizikai vonalakon keresztül irányítanak, a virtuális alközpont internetkapcsolatot használ a zökkenőmentes hívásirányításhoz.
Előnyök
- A virtuális alközpont használatának egyik legfontosabb előnye a rugalmasság és a méretezhetőség. Ellentétben a hagyományos telefonrendszerekkel, amelyek további felszerelést igényelnek az iroda bővítésekor vagy költöztetése során, a virtuális alközpont segítségével könnyedén hozzáadhat további számokat, vagy áthelyezheti a teljes rendszert anélkül, hogy túl sok gondot okozna. Az ehhez a funkcióhoz kapcsolódó egyszerűség minimális fennakadást biztosít a növekedési periódusok során, időt és pénzt takarít meg;
- Egy másik jelentős előny a gazdaságosság. A hagyományos rögzített rendszerek magas karbantartási költségekkel járnak az elavult infrastruktúra-elemek gyakori javítása miatt, mint például a föld alá fektetett rézvezetékek stb. Velük ellentétben virtuális alközpont jelentősen csökkenti ezeket a költségeket, mivel gyakorlatilag minden stabil internetkapcsolaton keresztül működik anélkül, hogy jelentős infrastrukturális beruházásokat igényelne;
- Ezenkívül a legtöbb virtuális alközpontban használt Voice over Internet Protocol (VoIP) lehetővé teszi a távolsági hívások megtakarítását. A hagyományos telefonhálózatok kommunikációja helyett a vállalatok az internetet használhatják közvetlen hívások lebonyolítására szerte a világon, lényegesen alacsonyabb árakon. Ez a szolgáltatás azon vállalatok számára a legértékesebb, amelyek nemzetközi tevékenységet folytatnak, vagy több helyen vannak irodákkal;
- A virtuális alközpontok egyik jellemzője a híváskezelési lehetőségek széles skálája. Ezek közé tartozik az automatikus hívásirányítás, a hangposta átírása e-mailbe, valamint az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftverrel való integráció. Az automatizált irányítás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hatékonyan kezeljék a bejövő hívásokat azáltal, hogy előre meghatározott szabályok vagy ütemezések alapján meghatározott részlegekhez vagy személyekhez irányítják őket. Ennek eredményeként az előfizetőket gyorsan és késedelem nélkül átirányítjuk a megfelelő személyhez.
A hangposta e-mailekké való átírása tovább növeli a termelékenységet azáltal, hogy lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy e-mail formátumban kapják meg a hangpostaüzeneteket, így az egyéb e-mail üzenetek mellett könnyen elérhetők és rendszerezhetők. A CRM szoftverrel való integráció leegyszerűsíti az ügyfelek interakcióját azáltal, hogy a bejövő hívások során releváns információkat jelenít meg a hívó félről. A képviselők azonnali hozzáférést kapnak a személyre szabott beszélgetésekhez és a hatékony problémamegoldáshoz szükséges kritikus adatokhoz. A virtuális alközpont szolgáltatás a weboldalon vásárolható meg Freezvone.
A virtuális alközpontok fejlett analitikai és jelentéskészítő eszközöket is kínálnak, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy betekintést nyerjenek a hívások mennyiségébe, időtartamába és egyéb mutatókba. Ez az információ felhasználható a döntéshozatali folyamatok kezelésére, például a személyzet optimalizálására, a kampányok nyomon követésére vagy a teljesítmény értékelésére. A trendek és minták azonosításával a vállalatok folyamatosan javíthatják ügyfélélményüket, miközben jobban megértik igényeiket és elvárásaikat.