Почему бизнесу выгодно перейти на электронный документооборот

Каждый современный бизнес-процесс должен быть удобным и быстрым. В первую очередь это касается документооборота, который для многих компаний является болезненным вопросом. Дело в том, что работа с документами на бумажных носителях трудоемкая и занимает много времени. Кроме того, бумаги могут легко испортиться или потеряться, после чего придется начинать длительный процесс с самого начала. Это непрактично, особенно для крупных корпораций с непрекращающимся потоком документации. Если все так сложно, то как ускорить и упростить работу с документами? Ответ простой — перейти на электронный документооборот. Далее мы расскажем, что такое ЭДО, в чем его преимущества и посоветуем надежный вариант системы для обмена документами.

Что такое электронный документооборот

Многие организации до сих пор пользуются бумажным документооборотом. Как вы поняли, это устаревший и ненадежный вариант, лучшей альтернативой которому является электронный документооборот или сокращенно ЭДО. Если коротко, он представляет собой обмен документами внутри и между компаниями через интернет. Это повышает скорость и эффективность бизнес-процессов и минимизирует любые риски.

Преимущества ЭДО

Пока одни компании борются с финансовыми затратами на бумагу и большим количеством потраченного времени, другие переходят на электронный документооборот. Почему? Выделим несколько основных преимуществ подобного программного обеспечения:

• Оптимизирует и ускоряет рабочий процесс
• Предоставляет быстрый доступ к документации в любой момент
• Сокращает время на внесение изменений, правок и распространение документов
• Дает высокий уровень защиты информации
• Позволяет экономить деньги компании на бумажной продукции
• Не занимает места под хранение документов

ЭДО упрощает и ускоряет процесс формирования, согласования, подписания и передачи документов. Для хранения информации достаточно выделить облачное хранилище, а не занимать офисные помещения, которые можно использовать более рационально. Выходит, что пользоваться электронным документооборотом удобно и практично. Но как выбрать подходящий вариант из множества существующих предложений? Какому ПО доверить столь важную информацию? Ниже ответим на эти вопросы.

Система электронного документооборота Star.Docs

Всеукраинская компания Київстар представила свою систему документооборота в цифровом формате под названием Star.Docs. С ее помощью можно легко и быстро перевести бумажные документы в электронные и работать с ними онлайн. Данная система предоставляет доступ к информации в любое время и с любого устройства, будь-то ПК или смартфон. Важно отметить, что электронная документация будет равной по юридической силе с бумажной, поэтому о физических носителях можно спокойно забыть.

Итак, перейдем к возможностям, которые предоставляет система Star.Docs:

• Ускоренное согласование, подписание и обмен файлами с сотрудниками офиса и контрагентами
• Хранение данных в облаке или материальном носителе
• Доступ с файлами в любое время суток и в любой точке мира (при наличии интернета)
• Скачивание и создание резервных копий документов
• Возможность работы с данными с устройств на Android, iOS или в веб-версии

Существует перечень документов, которые при помощи данной системы можно перевести в электронный формат. Это полезно знать, если ваша компания имеет определенную специфику, влияющую на документооборот. Система работает с любыми договорами, допсоглашениями, актами выполненных работ, внутренними документами, ТТН, доверенностями, счет-фактурами и официальными письмами.

Чтобы перейти на ЭДО, необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП) в сервисе аккредитации ключей. Сразу отметим, что подобная подпись имеет такую же юридическую силу, что и от руки.
2. Назначение порядка использования КЭП внутри компании.
3. Разработка инструкции ведения ЭДО в компании.
4. Обучение работников пользованию системой.
5. Оповещение контрагентов о переходе на ЭДО.

Система Star.Docs позволит быстро находить, пересылать е-документы, которые теперь не будут громоздиться на вашем столе, занимая ваше личное пространство и время. Также не потребуется тратить средства на закупку бумаги, доставки и архив. Кроме того, это поможет сохранить природные ресурсы, что в настоящее время является крайне актуальным вопросом.