Karantena. Delamo doma. Kako pravilno preiti na delo na daljavo? Upamo, da vam bo naš novi razdelek z nasveti pomagal. In danes je prva uvodna številka bolj o splošni psihološki organizaciji delovnega procesa.
Pandemija koronavirusa sili podjetja v opuščanje običajnega urnika pisarniškega dela. Vendar pa mnogi zaposleni še naprej opravljajo svoje naloge med delom od doma. Kljub določeni privlačnosti ta rešitev nima le prednosti, ampak lahko postane tudi past, ki vodi v zmanjšanje produktivnosti dela.
Naslednji nasveti temeljijo na osebnih izkušnjah z delom na daljavo, pa tudi na potrebi po poučevanju in svetovanju drugim, kako urediti domačo pisarno. Moj nasvet ni univerzalen, vendar je primeren za večino "računalniških" razredov, torej za klasično pisarniško delo.
Kako od postelje do mize?
S prehodom iz postelje v mizo ravnajte kot z odhodom v službo. Oblecite se v dostojna oblačila. Ne nujno kravata z belo srajco ali visokimi petami, a za računalnik nikar ne sedite v pižami ali kopalnem plašču.
Ta dejavnik je velikega psihološkega pomena - naši možgani se naučijo ritualov in ne morejo "sedeti doma" v času, ko je treba preklopiti na delovni način. Delovna oblačila vam bodo nudila tudi psihološko udobje, če boste morali sodelovati v konferenčnem pogovoru s sodelavci, partnerji ali strankami.
Ostanite v stiku s sodelavci
Lahko ste samostojni podjetnik in prejemate naročila prek spleta, če pa je vaša naloga delo v večji ekipi, ne pozabite ohraniti stik z drugimi ljudmi. To ne velja le za komunikacijo, povezano z delom.
Občasno imejte redne konferenčne klice z ekipo, ne pozabite jim pisati po pošti in v klepetih, na primer izraziti želje po komunikaciji ali poslati čestitke za rojstni dan. Ne pozabite, da imajo osebni stiki pomembno vlogo pri delu in pomagajo pri vzpostavljanju odnosov s sodelavci.
Uporabite video klice - študije so pokazale, da se večina informacij prenaša neverbalno. Uporabite lahko na primer storitve, kot je FaceTime, Skype, Google Hangouts, Viber, Telegram, Slack oz Microsoft Ekipe.
Določite delovni čas in se ga držite
Najprej vstanite tako, kot običajno ob delovnih dneh vstanete za delo. Ne lezite v posteljo do kosila v upanju, da boste vse opravili pozneje. Ne sprostite se.
Obstaja pa tudi obratna stran kovanca. Ljudje, ki delajo od doma, pogosto nehote podaljšajo svoj delovni čas. Če ne bi delali doma, bi pisarno že zdavnaj zapustili, v primeru domače pisarne pa nimamo kam!
Določiti morate časovni okvir - po nekaj urah obdelave zmogljivost tako pade, da je bolje odložiti trenutno nalogo. Spočiti boste naslednji dan naredili enako veliko hitreje.
Naj bo odmor odmor
Ste se odločili za odmor za kavo ali kosilo? Potem pojdite v kuhinjo ali pa izkoristite čas za pripravo polnega kosila, namesto da v naglici za pisalno mizo grizete sendviče. Po takšnem obroku za dolgo časa ne boste le dodali nekaj dodatnih kilogramov na svojo postavo, ampak tudi ne boste mogli vzeti popolnega odmora. In posledično telo ne bo zadovoljno z rezultati takega odmora za kosilo.
Če nekdo iz vašega gospodinjstva pripravlja hrano, potem samo polno večerjajte in počivajte uro ali uro in pol. Ampak spet nič več! Zato se ne sprostite, spomnite se svojega delovnega urnika.
Poskrbite za preglednost
Morda bo šefu ali stranki težko oceniti vašo uspešnost v okolju, kjer ni mogoče opazovati vašega delovnega procesa, kot je bilo prej v pisarni. Poskrbite za ustrezno vidljivost svojih nalog in njihovih statusov dokončanja. Logično bi bilo uporabiti katerega koli spletni razporejevalnik opravil, do katerega boste omogočili dostop sodelavcem in šefu. Trello lahko priporočam za ta namen – preprosto jih je prilagoditi in deliti plošče z opravili. Če pišete kodo (programirate), poskrbite za pogostejša shranjevanja v repozitorij ali repozitorij kode – pravzaprav je to objektiven zapis vaše aktivnosti.
E-poštna sporočila so v tem primeru veliko manj učinkovita, saj je težko hitro dobiti povratne informacije in celo razumeti, ali je prejemnik vaše sporočilo sploh prebral. Poročilo o opravljenem delu ob koncu dneva pa bo koristno v primeru nesporazuma.
Pripravite delovno okolje brez ovir
Hišo povezujemo s počitkom, družinskim življenjem in zabavo. Svoje življenje bomo organizirali tako, da bomo ta koncept v celoti uresničili. Zato je tako pomembno, da najdete delovno mesto, kjer vas ne bodo motile motnje.
Ne sedite s prenosnikom v naročju pred televizorjem! Z drugimi besedami, poiščite prostor v svojem stanovanju, ki bo postal vaše delovno mesto.
Držite prst na utripu
Če je timsko delo na daljavo novost v vašem podjetju, morda še ni strategij in pravil za to vrsto sodelovanja. Naj pomembne informacije, ki se običajno hitro širijo v pisarni v standardnem načinu dela, ne preletijo mimo vas, ko preklopite na delo na daljavo.
Namestite pravila izmenjave informacij s sodelavci prek sporočil in najboljše od vsega - ustvarite javni klepet в Telegram, Viber ali drugo razpoložljivo storitev. V delovnem klepetu lahko komunicirate o kateri koli temi in razpravljate o rešitvah določenih težav, kar vam bo pomagalo hitro najti izhod iz trenutne situacije.
Naj vas delo od doma ne prestraši, še vedno je isto delo, isti sodelavci, a ne poleg vas, temveč na drugi strani monitorja ali zaslona prenosnika v službenem klepetu.
V prihodnjih številkah se bomo dotaknili takih vidikov dela na daljavo, kot so:
- Kibernetska varnost in ohranjanje korporativnih podatkov;
- Izbira storitev in pripomočkov za delo na daljavo;
- Izbira naprav in opreme za delo na daljavo
Če imate kakršna koli vprašanja ali predloge o temah novih člankov - ne oklevajte in izrazite svoje mnenje v komentarjih!
