Karantän. Vi jobbar hemma. Hur byter man korrekt till distansarbete? Vi hoppas att vår nya tipssektion hjälper dig. Och idag handlar det första inledande numret mer om den allmänna psykologiska organisationen av arbetsprocessen.
Coronavirus-pandemin tvingar företag att överge sitt vanliga kontorsarbetsschema. Men många anställda fortsätter att utföra sina uppgifter samtidigt som de arbetar hemifrån. Trots viss attraktivitet har denna lösning inte bara fördelar, utan kan också bli en fälla som leder till en minskning av arbetsproduktiviteten.
Följande tips är baserade på personlig erfarenhet av att arbeta på distans, samt behovet av att lära ut och ge råd till andra om hur man organiserar ett hemmakontor. Mitt råd är inte universellt, men det är lämpligt för de flesta "dator"-klasser, det vill säga för traditionellt kontorsarbete.
Hur går man från säng till skrivbord?
Behandla övergången från säng till skrivbord som att gå till jobbet. Klä dig i anständiga kläder. Inte nödvändigtvis en slips med vit skjorta eller höga klackar, men sätt dig inte vid datorn i pyjamas eller morgonrock.
Denna faktor är av stor psykologisk betydelse - vår hjärna lär sig ritualer och kan inte "sitta hemma" vid den tidpunkt då det är nödvändigt att byta till arbetsläge. Arbetskläder ger dig också psykologisk komfort om du behöver delta i ett telefonkonferenssamtal med kollegor, partners eller kunder.
Håll kontakten med kollegor
Du kan vara ensam frilansare och ta emot beställningar online, men om din uppgift är att arbeta i ett större team, glöm inte att hålla kontakten med andra människor. Detta gäller inte bara för arbetsrelaterad kommunikation.
Håll regelbundna konferenssamtal med teamet då och då, glöm inte att skriva till dem via post och i chattar, till exempel uttrycka önskemål om kommunikation eller skicka födelsedagshälsningar. Kom ihåg att personliga kontakter spelar en viktig roll i arbetet och hjälper till att bygga relationer med kollegor.
Använd videosamtal - Studier har visat att det mesta av informationen överförs icke-verbalt. Du kan till exempel använda tjänster som FaceTime, Skype, Google Hangouts, Viber, Telegram, Slack eller Microsoft Team.
Ställ in arbetstider och håll dig till dem
Först och främst, gå upp som du brukar gå upp på jobbet på arbetsdagar. Ligg inte i sängen förrän vid lunchtid i hopp om att få allt gjort senare. Slappna inte av.
Men det finns också en baksida av myntet. Människor som arbetar hemifrån förlänger ofta omedvetet sin arbetstid. Om vi inte jobbade hemma hade vi lämnat kontoret för länge sedan, och i fallet med ett hemmakontor har vi ingenstans att ta vägen!
Du måste sätta en tidsram – efter några timmars bearbetning sjunker prestandan så mycket att det är bättre att skjuta upp den aktuella uppgiften. Utvilad kommer du att göra detsamma mycket snabbare nästa dag.
Låt pausen vara en paus
Har du bestämt dig för att ta en fika eller lunchpaus? Gå sedan till köket eller använd tiden till att förbereda en komplett lunch istället för att äta smörgåsar i all hast vid ditt skrivbord. Efter en sådan måltid under lång tid kommer du inte bara att lägga till ett par extra kilo till din figur, men du kommer inte heller att kunna ta en hel paus. Och som ett resultat kommer kroppen inte att vara nöjd med resultaten av en sådan lunchrast.
Om någon från ditt hushåll lagar maten är det bara att äta en hel middag och vila i en timme eller en och en halv timme. Men igen, inte mer! Så slappna inte av, kom ihåg ditt arbetsschema.
Ta hand om transparensen
Det kan vara svårt för en chef eller en kund att utvärdera din prestation i en miljö där det är omöjligt att observera din arbetsprocess, som det var tidigare på kontoret. Säkerställ korrekt synlighet för dina uppgifter och deras slutförandestatus. Det vore logiskt att använda någon online uppgiftsschemaläggare, som du kommer att ge tillgång till kollegor och chefen. Jag kan rekommendera Trello för den här typen av syfte - de är lätta att anpassa och dela uppgiftstavlor. Om du skriver kod (programmering), ta hand om mer frekventa lagringar i ett kodlager eller arkiv – i själva verket är detta en objektiv registrering av din aktivitet.
E-postmeddelanden i det här fallet är mycket mindre effektiva, eftersom det är svårt att snabbt få feedback, och till och med att förstå om mottagaren överhuvudtaget läst ditt meddelande. En rapport om arbetet som gjorts i slutet av dagen kommer dock att vara användbar i händelse av missförstånd.
Förbered en barriärfri arbetsmiljö
Vi förknippar huset med vila, familjeliv och underhållning. Vi kommer att organisera vårt liv på ett sådant sätt att vi fullt ut implementerar detta koncept. Det är därför det är så viktigt att hitta en arbetsplats där du inte blir störd av distraktioner.
Sitt inte med en bärbar dator i knät framför tv:n! Hitta med andra ord ett område i din lägenhet som kommer att bli din arbetsplats.
Håll fingret på pulsen
Om teamarbete på distans är nytt för ditt företag kanske det ännu inte finns strategier och regler för denna typ av samarbete. Låt inte viktig information, som vanligtvis sprids snabbt på kontoret i standardarbetsläge, flyga förbi när du byter till distansarbete.
Installera regler för informationsutbyte med kollegor genom meddelanden, och bäst av allt - skapa en offentlig chatt в Telegram, Viber eller annan tillgänglig tjänst. I arbetschatten kan du kommunicera om vilket ämne som helst och diskutera lösningar på vissa problem, vilket hjälper dig att snabbt hitta en väg ut ur den aktuella situationen.
Låt inte arbetet hemifrån skrämma dig, det är fortfarande samma arbete, samma kollegor, men inte bredvid dig, utan på andra sidan bildskärmen eller laptopskärmen i jobbchatten.
I framtida nummer kommer vi att beröra sådana aspekter av distansarbete som:
- Cybersäkerhet och bevarande av företagsdata;
- Val av tjänster och verktyg för distansarbete;
- Urval av enheter och utrustning för distansarbete
Om du har några frågor eller förslag om ämnena för nya artiklar - tveka inte att uttrycka din åsikt i kommentarerna!
